65 Prozent der befragten Firmen in Europa, Nahost, Afrika und den USA haben offiziell festgelegt, dass per E-Mail übermittelte Dokumente wie Verträge, Liefervereinbarungen, Auftragsbestätigungen oder ähnliches als verbindlich gelten. Werden diese E-Mails jedoch gelöscht oder etwa durch Brand, oder Computerviren zerstört, ist nur die Hälfte der Unternehmen technisch darauf vorbereitet, auch Nachrichten wiederherzustellen, die älter als sechs Monate sind.
Zwei Drittel der befragten IT-Manager haben keine genaue Kenntnis über interne Regelungen zur Verbindlichkeit von E-Mails. In lediglich 18 Prozent der Unternehmen können über ein Jahr zurückliegende Nachrichten rückgesichert werden, in 30 Prozent nur E-Mails des vergangenen Monats und in 11 Prozent sogar nur die der letzten Woche. Knapp die Hälfte (46 Prozent) der IT-Verantwortlichen gab außerdem an, dass es prinzipiell schwierig wäre, eine bestimmte E-Mail im System zu lokalisieren.
"Niemand käme auf die Idee, wichtige Dokumente wie Verträge, Bestellungen oder ähnliche Unterlagen nach nur einem Monat zu vernichten. Doch genau das passiert oft mit E-Mails, deren Schutz noch immer von vielen IT-Abteilungen vernachlässigt wird", erklärt Achim Deboeser, Vice President und Geschäftsführer EMEA Central Region bei VERITAS Software. "Hat ein Unternehmen jedoch bei rechtlichen Auseinander-setzungen mit Arbeitnehmern, Lieferanten und Kunden keinen Zugriff mehr auf diese Unterlagen, kann das unabsehbare Folgen haben."
In vielen Fällen ist bereits die unternehmensweite Backup-Strategie unzureichend. Zwar sichern 99 Prozent der befragten Firmen ihre E-Mails auf die eine oder andere Art, doch werden in 56 Prozent der Fälle bestimmte Standorte, etwa kleinere Filialen, entweder überhaupt nicht gesichert, oder die Backup-Verantwortung wird den dortigen Nutzern selbst überlassen. 32 Prozent der Unternehmen binden die auf der Festplatte von PCs gespeicherten E-Mails nicht automatisch in den Backup-Prozess ein. In 30 Prozent der Fälle bleiben persönliche E-Mail-Ordner unberücksichtigt. Auch bei der Sicherung der Laptops, zum Beispiel von Außendienstmitarbeitern, sieht VERITAS Software deutlichen Nachholbedarf: Knapp die Hälfte (48 Prozent) der Benutzer, die E-Mails und Attachments in persönlichen Ordnern auf ihrem Laptop speichern, wird nicht in das unternehmensweite automatische Backup einbezogen.
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